Emailsignatur - Pflicht im geschäftlichen Email-Verkehr seit Anfang 2007

Emailsignaturen sind seit 01.01.2007 im geschäftlichen Email-Verkehr Pflicht

Es war bislang umstritten, ob Emails im rechtlichen Sinne als Geschäftsbriefe anzusehen waren oder nicht. Auch wenn es unabhängig von diesem Streit bis zum Stichtag 01.01.2007 immer wieder empfohlen wurde, die für das jeweilige Unternehmen erforderlichen Pflichtangaben in geschäftliche eMails aufzunehmen, so ist seit diesem Datum aus der Empfehlung eine Pflicht geworden.

Der Gesetzgeber hat jüngst die maßgeblichen Gesetze für den geschäftlichen Briefverkehr geändert und mit Wirkung zum 01.01.2007 auf Emails erweitert: Dem Begriff "Geschäftsbriefe" wurde jeweils der Hinweis "gleichviel welcher Form" angehängt (vgl. § 37a HGB, § 35 GmbHG und § 80 AktG). Damit wurde deutlich gemacht, dass die für geschäftliche Korrespondenz erforderlichen Pflichtangaben nunmehr auch zwingend in die geschäftliche Email-Korrespondenz aufgenommen werden müssen - z.B. in Form einer eMail-Signatur.

So ist z.B. eine GmbH verpflichtet, in Ihren Emails ab dem 01.01.2007 u.a. folgende Angaben einzufügen:

• Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft,
• as Registergericht des Sitzes der Gesellschaft,
• die Registernummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist,
• alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Bei Nichteinhaltung dieser Vorschriften besteht die Gefahr, dass ein Zwangsgeld in Höhe von bis zu 5.000 € festgesetzt oder das Unternehmen von einem Wettbewerber in Anspruch genommen wird, also kostenpflichtig abgemahnt.

Die erste Abmahnwelle ist bereits angelaufen. Eine Firma "IgluSoft GmbH" hat in einem Anschreiben angemahnt, dass die Emails der Abgemahnten "nicht den Formvorschriften entsprechen, die für Emails gelten, welche Geschäftsbriefe ersetzen". Aufgrund der Rechtsverletzung sollen demzufolge Iglusoft "umfassende Unterlassungsansprüche und Schadensersatzansprüche" zustehen. Man sei "als Konkurrenzunternehmen beziehungsweise direkter Mitbewerber" abmahnberechtigt.

Weitere Informationen zum Tehma finden Sie bei heise-online:
Artikel: Erste Abmahnwelle wegen fehlender Handelsregisterangaben in geschäftlichen E-Mails